Guide: Kom igång med Microsoft 365 – allt du behöver veta

Under många år sålde Microsoft sina produktivitetsprogram Word, Excel, Powerpoint och så vidare i ett paket kallat Microsoft Office. 2013 såg företaget vart mjukvarubranschen var på väg och inledde en övergång till en prenumerationsbaserad modell.

Paketet med program och en växande skara tjänster fortsatte att kallas för Office 365 fram till 2020 då det fick sitt nuvarande namn, Microsoft 365. Företaget skulle gärna se att alla Windows-användare har en prenumeration, och gör sitt bästa för att locka med reklam i Windows. Det känns onödigt, då tjänsten är en av de mest prisvärda prenumerationerna på konsumentmarknaden. I den här artikeln går jag igenom varför det är så, vad som ingår och vilken prenumeration du ska välja.

Allt som ingår i Microsoft 365

Från att i princip bara ha varit de tre grundläggande Office-programmen och några hjälpfunktioner har Microsoft 365 vuxit till att bestå av omkring tio program och ett antal tjänster. Några finns även som gratisversioner utan någon större skillnad, men de flesta är betydligt kraftfullare i betalversionen. Här är programmen och tjänsterna som bara ingår med en prenumeration.

Word
Microsofts program för avancerad ordbehandling har hundratals funktioner och kan göra det mesta med text, utom möjligen att göra den snygg i tryck.

Excel
Finansvärlden skulle stå still utan Microsofts kalkylbladsprogram. Det finns alternativ, men Windowsversionen av Excel är i särklass det mest kapabla att jobba med enorma mängder siffror.

Powerpoint
Presentationer är kanske inte lika viktiga för hemanvändare, och är inte heller lika vanliga på företag som de en gång var, men än har de en plats och ett verktyg att skapa dem i: Powerpoint.

Onedrive med 1 TB utrymme
Microsofts molnlagringstjänst Onedrive kan användas antingen som Dropbox för att synka data mellan olika enheter och molnet, eller som en helt molnbaserad lagring för filer du inte vill avlasta från datorn. Med en prenumeration får varje konto 1 TB utrymme.

Outlook
Trött på webbmejl och föredrar ett riktigt e-postprogram? Microsoft Outlook är ett av de bästa, även för hemanvändare. Förvirrande nog har prenumeranter även utökat lagringsutrymme på den separata e-posttjänsten Outlook.com – 50 istället för 15 GB.

Onenote
Har du aldrig testat Onenote kan det vara svårt att greppa vad det ska vara bra för, men det används flitigt bland annat inom skolan. Programmet är ett slags digital anslagstavla där du kan samla text, bilder och annat.

Clipchamp
Microsofts motsvarighet till Apples Imovie – ett enkelt videoredigeringsprogram med vilket du kan göra lite mer med alla videor du spelar in med mobilen. Det kan till exempel handla om att klippa ihop en semesterfilm.

Publisher
Det här desktop publishing-programmet är ett bättre sätt än Word att producera trycksaker som affischer, foldrar och annat, även om det inte är i klass med Adobe Indesign eller Quarkxpress. Finns enbart som Windows-program.

Access
Databaser. Du kanske tror att det bara är för företag, men faktum är att ett databasprogram som Access kan fungera som ett relativt enkelt sätt att skapa egna program. Precis som Publisher finns Access enbart som ett gammaldags Windowsprogram.

Microsoft Editor
Ett nytt AI-baserat verktyg som är inbakat i Word och Outlook samt finns som Chromium-tillägg. Editor hjälper dig skriva bättre genom föreslå språkförbättringar och rättelser av stavning och grammatik.

Microsoft Forms
Hjälper dig skapa och distribuera enkäter. Väldigt användbart för vissa, helt ointressant för andra.

Skype
Skype är inte alls lika populärt idag som för 10-15 år sedan, men på ett område är det svårslaget: internationella telefonsamtal. Med Microsoft 365-prenumeration ingår 60 minuter samtal till många länder varje månad.

Individ eller familj

Microsoft 365 för konsumenter finns i två utföranden: Personal och Family. Personal kostar 840 kronor om året eller 84 kronor i månaden, Family går på 1 200 kronor om året eller 120 kronor i månaden. Årsvis betalning ger alltså 16,7 procent rabatt. Men se nedan för ett tips på hur du kan sänka priset ytterligare.

Skillnaden mellan de båda prenumerationerna är att Family inkluderar upp till sex separata konton som var och ett får 1 TB utrymme på Onedrive och 60 Skype-minuter. Varje konto kan också aktivera Office-programmen på upp till fem enheter. Med andra ord får du 6 konton för priset av 1,43 konton.

För den som inte har någon familj att dela prenumerationen med kan det kanske kännas naturligt att välja Personal, men riktigt så enkelt är det inte. 5 TB mer utrymme i molnet för 360 kronor om året är inget att fnysa åt, även om det kräver lite mer pillande för att kunna utnyttja än med en molnlagringstjänst som ger allt utrymme på ett och samma konto.

Jag kan ge ett personligt exempel som illustrerar nyttan av att välja Family även för en ensam användare. Jag använder två av mina sex Family-konton enbart till att säkerhetskopiera min dator; ett konto var till två ssd:er på vardera 1 TB. Jag använder programmet Arq Backup som säljs som engångslicens, och kostnaden per år blir mycket lägre än med till exempel Backblaze. Det funkar inte för alla, men är definitivt värt att fundera på.

En annan möjlighet är att skaffa en Family-prenumeration tillsammans med några vänner eller släktingar du inte bor med och dela på kostnaden. Varje konto är ett eget, separat konto och ”administratören” – den som betalar för prenumerationen och bjuder in de andra – har inte åtkomst till några andra medlemmars data. Ingen behöver alltså vara orolig över att bli spionerad på.

Köp rabatterade aktiveringskoder

När du prenumererar på Microsoft 365 kommer företaget aktivera automatisk förnyelse som varje månad eller år drar det vanliga priset. Men det finns ett annat sätt att förnya prenumerationen – med aktiveringskoder du köper från andra butiker.

Aktiveringskoder säljs ofta med rabatt, inte minst kring Black Friday men även under resten av året. Du kan aktivera upp till fem år framåt så om du hittar ett riktigt bra pris kan du slå till på flera koder på en gång, så länge du vet att du kommer vilja ha Office-programmen så länge.

Amazon är en av de butiker som säljer Microsoft 365-aktiveringskoder rabatterat. Den nya svenska butiken verkar inte ha hängt med här, men det går utmärkt att handla en digital kod på den tyska butiken. I skrivande stund kostar 15 månader motsvarande cirka 630 kronor, och då ingår dessutom Norton 360 – testvinnare i PC för Allas test av säkerhetspaket.

Företagsprenumerationer

Företag och andra organisationer har en annan uppsättning Microsoft 365-prenumerationer att välja mellan:

• Business Basic – 796 kronor om året per användare, enbart webb- och mobilversioner av Office-programmen (inkluderar alltså inte Windows- eller Mac-program).
• Business Standard – 1 657 kronor om året per användare, samma som Basic men med skrivbordsprogrammen.
• Business Premium – 2 917 kronor om året per användare, samma som Standard plus avancerade säkerhetsfunktioner.
• Applikationer för affärsverksamhet – 1 374 kronor om året per användare, enbart skrivbordsprogrammen för Windows och Mac plus 1 TB One Drive-lagring.

Förutom ovan nämnda program och tjänster ingår även ett antal företagsinriktade funktioner som inte finns i privatprenumerationer. Det handlar främst om Sharepoint, Exchange (e-post) med stöd för egen domän, webbversionen av det kraftfulla visualiseringsverktyget Visio, och den ”riktiga” versionen av Teams.

De här priserna är exklusive moms eftersom det är riktat mot företag. I praktiken finns ingenting som hindrar egenföretagare att köpa en privat prenumeration och använda i jobbet, för den som inte behöver egen domän till e-posten eller har det på annat sätt, och inte behöver några av de andra unika funktionerna.

Fristående licens – oftast ett dåligt val

För dem som vägrar betala för prenumerationer säljer Microsoft faktiskt alltjämt ett fristående Office-paket på licens, kallat Microsoft Office Home & Student. Det kostar 1 800 kronor och den senaste uppdateringen kom 2021 så programmen är inte de senaste versionerna. Dock har Microsoft meddelat att de planerar att släppa en ny version mot slutet av 2024.

Det som ingår är Word, Excel och Powerpoint – varken andra program eller några tjänster. För de flesta är det här ett sämre köp än prenumerationen, eftersom programmen inte uppdateras med nya funktioner och funktioner som One Drive inte ingår. Men det finns situationer där det ändå är bättre, exempelvis för en dator som inte kommer ha tillgång till internet och där du vill kunna använda grundprogrammen utan begränsningar på obestämd tid.

Utökad support

Gratisanvändare får nöja sig med supportdokument och Microsofts supportforum, men Microsoft 365-prenumeranter får tillgång till bemannad support via chatt eller telefon. Det är en stor skillnad som kan göra mycket nytta om något krånglar.

Den här utökade supporten gäller inte bara komponenterna i Microsoft 365 utan även Windows 10 och 11. Du kan alltså få hjälp av en människa om Windows-uppdateringar krånglar, om du är orolig att du kan ha drabbats av skadeprogram eller något annat.

Kunder som köper en fristående licens till Office-programmen får också support via chatt men inte via telefon.

Snål? Det här ingår i gratiskonton

En del av funktionerna som ingår i Microsoft 365 finns även att tillgå gratis för alla som skaffar ett Microsoft-konto. Här är allt som ingår även om du inte vill eller har råd att betala.

Webb- och mobilappar för Word, Excel och Powerpoint
Har alla grundläggande funktioner från de tre huvudprogrammen i gamla Office-paketet, men bara via webbläsare.

Onedrive med 5 GB
Gratiskonton får inte mycket utrymme att röra sig med, men Windowsprogrammet för att synka filer och mappar ingår och det fungerar utmärkt för dig som till exempel har en mapp med viktiga filer de vill ha tillgång till på alla enheter.

Outlook på webben och för mobiler
Microsoft har inte gjort det enkelt att begripa sig på djungeln av olika versioner av Outlook, men för gratisanvändare finns två helt separata Outlook. Dels är webbmejlklienten och e-posttjänsten Outlook.com gratis och ger dig en @outlook.com-adress med 15 GB utrymme, dels är mobilappen Outlook för Android och IOS gratis och fungerar med de flesta e-posttjänster som Gmail, Apple Icloud och Yahoo Mail.

Skype och Teams
Du behöver inte betala något för att använda Skype eller Teams för privatpersoner, även om Skype som sagt har en bonus för prenumeranter.

Alternativ – hela officepaket eller enskilda program och tjänster

Gillar du inte prenumerationer, eller har du bara tröttnat på Microsofts program? Det finns gott om alternativ, både gratis och betalprogram. Vad som passar för dig beror mycket på vad du faktiskt är ute efter. Det ingår så mycket i Microsoft 365 att det inte går att ersätta hela paketet med ett enda alternativ från en annan utvecklare.

Är du huvudsakligen ute efter något att ersätta Word, Excel och Powerpoint med är de bästa alternativen gratis och öppen källkod, som Libreoffice och Freeoffice.

För Onedrive finns många alternativ, från Google Drive och Apple Icloud till mindre aktörer som Shadow Drive och Pcloud. Du kan också skapa en egen molnlagringstjänst som synkar mappar mellan olika enheter med till exempel Syncthing och Seafile.

Jämförande test: Bästa molntjänsten

Det bästa är att leta efter alternativ till just det program du vill ersätta, och att tänka på vad det är du ska ha programmet till. Om du använder Word för att skriva böcker har du helt andra val än om du använder det till att skriva mejlutskick och behöver funktioner som Mail Merge.

Personal Software