Test: Gnucash – frustrerande bokföring i öppen källkod

Om du inte är redovisningskonsult eller har jobbat med bokföring till exempel som kassör i en förening är det i princip lika bra att hoppa över Gnucash utan att installera och testa programmet. Det är utvecklat för att kunna användas för att hålla koll på privatekonomin eller ekonomin i ett mindre företag eller annan organisation, men inlärningströskeln för den som inte är van är skyhög.

Gnucash är ett arketypiskt öppet källkod-program: kapabelt men opolerat. Gränssnittet känns utvecklat av programmerare och inte designers med känsla för användarvänlighet. Det stämmer säkert och det är svårt att klandra någon som offrat sin fritid på att hjälpa till med utvecklingen utan någon ersättning. Men för användare innebär det att programmet är svårt att komma in i, och det tekniskt komplicerade upplägget gör inte saken bättre.

Foundry

Foundry

Foundry

Gnucash lär sig själv

Import av transaktioner i Gnucash är manuellt från csv-filer (eller andra format som qif och ofx), precis som i Excel, men till skillnad från Excel kan programmet börja auto-kategorisera och lär sig efterhand vilka transaktioner som ska höra till vilka kategorier/konton.

Det här sker vid importen och det går inte att ändra kategori på flera transaktioner åt gången i efterhand, vilket jag under mitt test bittert upplevde när det stod klart att mina hundratals transaktioner alla var felaktigt kategoriserade till kontot ”obalans” och inte syntes i några utgiftsrapporter. Det är relativt enkelt att ändra kategorier på flera transaktioner i taget i importdialogen, så ta god tid på dig där.

Foundry

Foundry

Foundry

En transaktion i taget

Gnucashs mest frustrerande egenhet är att det inte går att markera fler än en transaktion och göra ändringar på dessa samtidigt. Det går som sagt inte att ändra kategori/konto, men inte heller att radera eller göra några andra ändringar. När en transaktion väl är inlagd går den bara att ändra ensam. Det enda undantaget är att om du raderar ett helt konto får du frågan om du vill flytta transaktionerna till ett annat konto eller radera dem tillsammans med kontot.

Att det fungerar så här beror på att Gnucash i grunden är ett bokföringsprogram. I dubbel bokföring för näringsverksamheter ska inga verifikationer (som transaktioner heter på redovisningsspråk) raderas, utan rättelser och ändringar måste läggas till som nya verifikationer. Riktigt så petigt är inte Gnucash, men det är ändå bäst att fokusera på att få till det korrekt när du importerar och inte försöka fixa saker senare.

Foundry

Foundry

Foundry

Om du ändå behöver göra ändringar på många transaktioner är en möjlig lösning att först exportera till csv som du öppnar i Excel eller ett liknande program. Gör ändringarna där med sök och ersätt innan du importerar dem till Gnucash igen. Glöm inte att radera kontot och dess transaktioner, och skapa ett nytt konto, innan importen.