Slipp alla pdf-bekymmer med Adobe Acrobat (och andra betalprogram)

Om du har läst våra två övriga guider i pdf-djungeln har du bra koll på vilka program och webbappar som kan visa och redigera pdf-filer på olika sätt. Men du vet också, speciellt om du har provat en hop gratisprogram, att inget enskilt program är bäst på allt och helt komplett. Är du villig att betala för att slippa krångel finns det betalprogram som är bättre och gör mer.

Missa inte:
Bemästra pdf-formatet – skapa, konvertera, sök i och skriv under pdf:er
Redigera pdf-filer utan strul

Enklast och mest kapabelt, men också dyrast, är att uppgradera Acrobat från gratisversionen Reader till betalversionerna Standard eller Pro. Om du ogillar prenumerationer eller inte trivs med Acrobats gränssnitt kan du istället kika på andra alternativ som Foxit, Kofax eller Ashampoo.

Adobe Acrobat Pro – originalet och fortfarande bäst

Adobe utvecklade pdf-formatet för 30 år sedan och även om det idag är ett iso-format är det fortfarande Adobe som kan det bäst. När det kommer till att redigera pdf:er är företagets Acrobat alltjämt det tekniskt sett bästa programmet.

Med Acrobat kan du göra allt som annars kan kräva flera olika program och webbtjänster för att få till. Att skapa ifyllbara formulär går visserligen med en del andra program, men blir bättre och är enklare i Acrobat. För enstaka funktioner finns det alternativ, ofta gratis, som gör det lika bra men om du har Acrobat behöver du aldrig något annat och kan lära dig programmet utan och innan.

Skillnaderna mellan Acrobat Pro och Acrobat Standard

Adobe säljer två olika prenumerationer på Acrobat, Standard och Pro, och gör det inte enkelt att ta reda på exakt vilka skillnaderna är mellan de båda. Du måste gå till den här sidan, skrolla ner en bit och klicka på Se alla funktioner för att få en fullständig lista över vilka funktioner som bara finns i Pro. Här är de viktigaste:

• Ocr-funktion för att förvandla skannade filer till text som kan kopieras och sökas i
• Möjlighet att redigera bort innehåll permanent för sekretess
• Funktion för att jämföra två filer och se alla skillnader
• Verktyg för att mäta avstånd, ytor och omkretsar på objekt
• Automatisk komprimering av filer
• Möjlighet att skapa interaktiva filer med javascript

För de flesta hemanvändare är ocr-funktionen förmodligen den mest användbara av dessa, följt av automatisk komprimering och jämförelsefunktionen. Men huruvida det är värt 1 110 kronor mer om året är upp till dig. Det finns både andra betalprogram och gratisprogram som kan ocr-skanna och komprimera pdf:er, så även om du vill ha Acrobat för andra funktioner kan du spara en slant genom att välja Standard om du inte använder ocr eller andra Pro-funktioner till vardags.

Unika – eller unikt bra – funktioner i Acrobat

Acrobat Standard och Pro har en del funktioner som inte finns i några andra program, och tack vare att Acrobat är det ursprungliga pdf-redigeringsprogrammet som andra program fortfarande apar efter är det även bättre än alla andra program på en del sysslor.

Kombinera innehåll från olika filformat

Både Acrobat Standard och Pro kan importera från många filformat till en existerande pdf-fil och på så vis bygga upp ett dokument mycket snabbare än genom att spara till pdf från flera olika program och sedan slå ihop dessa. Det kan till exempel vara text från Word-filer, tabeller från Excel, ritningar från Autocad och bilder från Photoshop. Du behöver inte ens gå via menyer utan kan dra och släppa filerna från Utforskaren direkt i Acrobats fönster, och enkelt göra små ändringar om innehållet inte blev exakt rätt vid importen.

Jämför två versioner av ett dokument

Unikt i Acrobat Pro är en funktion för att jämföra två filer och peka ut alla skillnader. Det är så klart mest användbart för två versioner av samma dokument och inte två helt olika, men skulle även kunna användas ”tvärt om” för att till exempel jaga plagiat. Välj Verktyg -> Jämför filer och välj sedan de två filerna du vill jämföra, den äldre versionen till vänster och den nyare till höger. Programmet visar sedan hur den nyare skiljer sig från den äldre.

Bästa formulären

Att göra blanketter och andra formulär ifyllbara är en av de vanligaste orsakerna till att organisationer skaffar Acrobat Pro. Interaktiva formulär går att skapa i andra program också, men det är en av de saker som fungerar bäst i Adobes original. Välj Alla verktyg -> Förbered ett formulär för att komma igång. Till vänster ser du de olika formulärfälten du kan använda, där Textfält är vanligast. Några smarta fält här är Datumfält, som ser till att det ifyllda är ett datum och inte något annat, och Kryssruta som fungerar som väntat.

Maskera för sekretess

Många pdf-redigerare kan stryka över text så att den döljs för läsare, men dessa fungerar sällan för riktig sekretess då den ursprungliga texten kan finnas tillgänglig i filen och går att komma åt. Acrobat Pro har en mer avancerad sekretessfunktion kallad bortredigeringsverktyg som permanent tar bort informationen. Välj Alla verktyg -> Redigera en PDF för att komma igång. Markera sedan de ord eller stycken som ska strykas och välj Tillämpa eller Spara -> Tillämpa och spara. I verktygsfältet till vänster under Redigera en PDF finns även funktionen Sanera dokument som tar bort allt innehåll i pdf-filen som inte är synligt, kommentarer, länkar och annat som kan vara känsligt.

Det finns även en funktion för att redigera bort med hjälp av sök, så att du till exempel kan ta bort ett namn från alla platser det syns i dokumentet. Välj Alla verktyg -> Redigera en PDF. Klicka på pilen till höger om Redigera bort text och bilder under verktygsraden och välj Hitta text och redigera bort. Sedan kan du fylla i antingen ett eller flera ord som ska tas bort. Här finns även två mer avancerade funktioner: Dels kan du importera en ordlista för att stryka alla företeelser av alla ord i listan, dels kan du klicka på Mönster för att maskera till exempel alla telefonnummer. Kom ihåg att kolla igenom dokumentet efter för att se att ingenting har missats.

Samredigera med Adobes molnfunktioner

Oavsett om du väljer att skaffa fullfjädrade Acrobat eller nöjer dig med Acrobat Reader får du tillgång till Adobe Document Cloud och funktioner för att dela pdf-filer med andra och gemensamt kommentera och märka upp dem. Med Acrobat Pro kan du även starta något som heter pdf-granskning och går ut på att flera personer bjuds in att granska och kommentera en pdf, ungefär som Words granskningsfunktion Spåra ändringar.

För att bjuda in andra till en fil behöver du ett Creative Cloud-konto, men det räcker med ett gratiskonto. Klicka sedan på Dela-knappen uppe till höger i Acrobat (samma plats oavsett version). För att enbart personer du själv lägger till ska få åtkomst till filen: Klicka på Inställningar och välj Endast inbjudna och fyll sedan i mejladresser till personerna. För filer som inte är känsliga kan du välja Vem som helst som har länken istället.

När någon lägger in en kommentar i en delad fil visas personens namn intill kommentaren, och varje kommentar har en svarstråd kopplad till sig så att deltagare kan diskutera. Det här gör det enkelt att till exempel diskutera ändringar i ett dokument utan långa och invecklade mejltrådar, och eftersom kommentarer är förankrade på en specifik plats i dokumentet är det även lätt att se vad sammanhanget är för varje kommentar.

Om ditt namn inte ser rätt ut i kommentarerna kan du ändra det så här: Högerklicka på namnet och välj Egenskaper. Välj fliken Allmänt. Ändra namnet så det ser bra ut och kryssa i Gör egenskaperna till standard innan du klickar OK.

Pdf-granskning

Acrobat Pro-funktionen pdf-granskning är en mer avancerad och strukturerad funktion för att samla in kommentarer och ändringsförslag. Reader-användare kan bjudas in till granskningar men kan inte själva starta dem. Så länge en fil är i granskningsläge kan inbjudna användare kommentera och märka upp filen, och alla deltagare kan spåra alla ändringar och kommentarer. Den som startar granskningen behöver ha Acrobat Pro men övriga deltagare kan ha Standard eller Reader.

Andra betalprogram med och utan prenumerationer

Acrobat är som sagt inte det enda betalprogrammet för pdf-redigering. Det finns flera andra som också är bättre än några gratisalternativ. Några är uppgraderingar av gratisprogram, andra finns bara att köpa. Här har jag samlat några anmärkningsvärda exempel med info om vad varje program är bäst på, men också vad de saknar jämfört med Acrobat.

Foxit Editor Suite Pro

Bland företagsanvändare är Foxit ett populärt alternativ till Adobe Acrobat, med över 700 miljoner användare globalt enligt egen utsago. Bland kunderna märks till exempel amerikanska militären, tyska posten, Microsoft och flera storbanker som Wells Fargo och Morgan Stanley. Många av extrafunktionerna i Foxit är riktade just mot företag och med en årsavgift som inte är speciellt mycket lägre än Acrobat är svårt att rekommendera för hemanvändare.

Kofax Power PDF

Kofax (tidigare Nuance) erbjuder ett kraftfullt och optimerat program för pdf-redigering som ofta nämns på till exempel Reddit när användare efterfrågar alternativ till Acrobat. De som är vana vid Microsoft Office kommer genast känna sig hemma i programmets gränssnitt. En stor fördel gentemot Acrobat och Foxit är att det säljs som licens och inte med prenumeration. Den kostar dessutom mindre än ett år med endera konkurrenten.

Ashampoo PDF Pro

Aschampoo har ett gratisprogram som kan göra en hel del, men säljer även en Pro-version med ytterligare funktioner. Bland annat kraftfull sök-och-ersätt inte bara för text utan även för till exempel färger, typsnitt och annan formatering, och en av de bästa Word-konverterarna. Precis som Kofax är gränssnittet lånat från Office.

PDF Expert

Ett hedersomnämnande till ett program som bara finns för Mac, men är ett väldigt bra alternativ till Acrobat för de som har en dator från Apple till hands. PDF Expert kostar en dryg tusenlapp att köpa, eller lite mer än hälften så mycket i årsavgift för de som föredrar det. Har bland annat en funktion som kan förbättra skannade dokument genom att släta ut bakgrunden och göra texten tydligare med hjälp av ai.

En ännu högre nivå

För en del professionella användare duger inte ens Acrobat Pro. Pdf-formatet används mycket i byggbranschen, och där har programmet Bluebeam kommit att bli det vanligaste verktyget och Adobe har känt sig tvunget att lägga till nya funktioner i Acrobat för att försöka tävla med det. Flera andra konkurrerande program har också dykt upp, och alla har avancerade funktioner för att lägga till anteckningar och rita i lager på ritningar som kommer från cad-program.

Varning: Lita inte på Acrobats skyddsfunktioner

Med Acrobat Standard och Pro går det att ställa in vilken åtkomst andra som öppnar filen ska ha. Det finns två sorters skydd: Kryptering med lösenord innebär att lösenordet måste fyllas i för att öppna filen, skyddsinställningar (eller behörighet) innebär att den öppnade filen (med eller utan kryptering) har begränsningar av vad som går att göra. Det går till exempel att stänga av möjligheten att markera och kopiera text eller att skriva ut dokumentet.

Problemet med den senare sortens skydd är att skyddet inte garanteras av själva filen, utan av programmet som öppnar det. Många program som ger sjutton i dessa inställningar och det finns enkla metoder för att ta bort skyddet, exempelvis genom att importera till Google Docs och exportera som pdf.

Krypterade filer däremot måste du kunna lösenordet till för att öppna och det enda sättet att kringgå det är att cracka (låta en maskin gissa sig till) lösenordet.

Personal Software