Så redigerar du pdf-filer utan strul

Att redigera pdf:er är något många behöver göra, men tyvärr är det inte alltid det lättaste. Formatet är inte utformat för att enkelt kunna redigeras, och trots att det kryllar av både Windowsprogram och webbappar finns det ingen universallösning utöver Adobes dyra Acrobat Pro.

Läs också: Stor guide: Bemästra pdf:er – skapa, konvertera och sök

Märk upp pdf

Att märka upp är förmodligen det vanligaste sättet att redigera pdf-filer. Många gånger när du delar en pdf-fil med någon annan kan du behöva dra uppmärksamheten till något genom att stryka över det med en ”märkpenna”, lägga in en kommentar eller rita något i dokumentet.

Den här typen av redigering ingår i många pdf-program som inte har andra former av redigering. Både Adobes i övrigt väldigt begränsade Acrobat Reader DC och populära tredjepartsprogram som Foxit och Sumatra PDF har stöd för märkning och anteckningar. Fullfjädrade redigerare som PDF Gear, PDF-Xchange och Adobe Acrobat Pro har det så klart också, men likaså den inbyggda pdf-läsaren i Microsoft Edge.

Anteckningar och märkning är en del av pdf-formatet och sparas separat från innehållet i dokumentet. Det innebär att märkningar du har gjort i ett program kommer visas även i andra program, men kan se annorlunda ut. Linjer, geometriska former och fria former du har ritat ska se mer eller mindre likadana ut, men även där kan det skilja sig en aning. Om du inte sparar en skärmdump av hur det ser ut hos dig kan du alltså inte räkna med att uppmärkta pdf:er ser exakt likadana ut hos den du skickar dem till.

Här är de olika verktyg du kan använda:

Textmärkning – färglägg och stryk över/under

I en del program markerar du en bit text först och klickar sedan på till exempel färgläggning. I andra väljer du verktyget först och markerar sedan den bit text som ska ändras. I båda fallen får texten färg eller blir under/över-struken.

Grafiska former – rita med olika geometriska figurer

Rita in pilar, ovaler, rektangler, avrundade rektangler, linjer och andra former.

Rita fritt – bäst med penna eller pekskärm

Om de färdiga formerna inte räcker kan du använda ritverktyg och rita för hand med mus, styrplatta eller penna om du har det.

Text

Det går också att lägga till text ovanpå innehållet och ändra typsnitt, storlek och stil på texten. Det här kan du till exempel använda för att fylla i ett formulär som inte har gjorts ifyllbart på riktigt.

Anteckningar

En anteckning är inte en bit text du har lagt till ovanpå det vanliga innehållet i pdf:en, utan en särskild typ av innehåll som placeras på en punkt på sidan, kopplad till en bit text som kan visas på olika sätt i olika program. Ofta kan du se anteckningar både i en ruta intill den här punkten (klicka för att visa eller dölja) och i en lista över anteckningar vid sidan om själva innehållet. Det fungerar ungefär som kommentarer i Word.

Ändra ordning på, ta bort och rotera sidor

Att stuva om bland och ta bort onödiga sidor i en pdf är också en vanligt förekommande syssla. Det kan till exempel gälla ett dokument du ofta skriver ut och du vill slippa välja sidor varje gång, eller en skannad bok där några sidor har hamnat i fel ordning och du vill undvika förvirring.

Ett närliggande problem är dokument där enstaka sidor – eller allihop – har hamnat på fel ledd. Det typiska är skannade dokument utskrivna liggande där du normalt bara vrider dokumentet och läser på sidan. På dator är det inte lika lätt, så där är det vettigare att rotera sidorna i pdf:en så att text och annat innehåll hamnar på rätt håll för att läsa.

Radera enstaka sidor är också något du kan behöva göra, och går i de flesta program som även kan rotera och flytta sidor.

Så här gör du för att flytta sidor i PDF Gear. Det kan fungera liknande i andra program, men också lite annorlunda, så kolla i dokumentation eller på hjälpsidor om du har ett annat program.

1. Klicka på fliken Page.
2. Klicka på en eller flera sidor för att markera dem.
3. Dra och släpp för att flytta de markerade sidorna. Programmet visar tydligt hur de kommer placeras.
4. Klicka OK när programmet frågar om du verkligen vill flytta dem.

För att radera sidor markerar du dem och klickar på Delete Pages i verktygsfältet. Rotera fungerar likadant, med två knappar för att rotera antingen åt höger eller vänster.

Om du inte vill installera ett program i Windows kan du testa webbverktyget Simple PDF (simplepdf.eu) som inte laddar upp filerna utan utför allt jobb direkt i webbläsaren på din dator. För att flytta en sida här använder du knapparna med pil upp och pil ned intill tumnaglarna i sidlistan till vänster. Det går tyvärr bara att flytta en sida i taget, så behöver du stuva om rejält i dokumentet är det inte den mest praktiska lösningen.

Simple PDF har även knappar intill tumnaglarna för att radera och rotera sidor. Det gäller också varje sida för sig och det finns inga funktioner för att markera och jobba med flera sidor i taget.

Slå ihop pdf-filer

Vill du kombinera innehållet från flera pdf-filer i en? Det kan vara praktiskt för att till exempel samla alla fakturor från ett företag i en fil, slå ihop två filer som ska skrivas ut tillsammans eller lägga in en skannad kopia av ett underskrivet kontrakt i den ursprungliga pdf:en.

Av de gratisprogram jag har testat har PDF Gear det enklaste verktyget för detta, medan Apples Förhandsvisning är betydligt enklare för de som använder Mac. Onlineverktyg som Acrobat Online och ilovepdf.com kan fungera okej, men de lägger ibland sidorna i fel ordning och det går inte att enkelt välja ut bara vissa sidor från en fil att lägga till i en annan.

I PDF Gear öppnar du den första filen och klickar på Page-fliken. Välj sedan Insert Pages -> Insert PDF (du kan även välja att importera från Word eller en bild, eller lägga till en tom sida för att få dokumentet att skrivas ut korrekt dubbelsidigt eller med två sidor per ark). När du har valt en fil visas en dialogruta där du redan nu kan välja vilka sidor som ska infogas. Du kan blanda intervall och enstaka sidor, till exempel ”1,2,5-8,12” för att infoga sidorna 1, 2, 5, 6, 7, 8 och 12. Här väljer du även var i dokumentet de nya sidorna ska hamna – först, sist eller före/efter den markerade sidan.

När sidorna har infogats kan du flytta dem som vanligt (se ovan).

Konvertera pdf till ren text (och vanliga problem)

Med andra filformat som har text är det oftast enkelt att kopiera eller exportera innehållet till ren text för att till exempel kunna citera det i en annan text. Så är det inte med pdf. Till synes enkla saker som att markera en rad text kan vara nästan omöjligt då pdf-visaren får för sig att texten i själva verket är två kolumner och när du passerar en viss punkt markeras plötsligt hela den vänstra ”kolumnen”.

Även när den begriper att all text ingår i ett textblock och ska markeras rad efter rad kan det bli fel. När du klistrar in den kopierade texten har den nämligen ofta radbrytningar eller styckebrytningar efter var och varannan rad, så att ett stycke inte alls beter sig som ett stycke i Word eller andra ordbehandlare.

Det här problemet har funnits i många år och har av oklar anledning fortfarande inte fixats av någon utvecklare, trots att det har fungerat i Apples Förhandsvisning sedan Mac OS X släpptes 2001. Varken Adobe, Foxit, PDF Gear, Microsoft Edge eller Firefox klarar av det.

Jag har testat ett antal metoder för att åtgärda detta, och hittat två som fungerar relativt bra i de flesta fall. För enstaka stycken är det absolut enklaste att kopiera, klistra in i en webbläsares adressfält och sedan markera allt och kopiera igen. Adressfältet tar automatiskt bort alla radbrytningar så resultatet blir ett enda stycke ren text utan formatering.

1. Kopiera och klistra in texten i Word eller en annan ordbehandlare, med alla onödiga styckebrytningar.
2. Sök och ersätt dubbla styckebrytningar med något specialtecken eller en liten textsträng som inte förekommer alls i texten, till exempel #@#.
3. Sök och ersätt enkla styckebrytningar med mellanslag.
4. Sök och ersätt #$# (eller vad du nu valde i steg 2) med enkel styckebrytning.

Du kan kopiera ett stycketecken genom att klicka på knappen med ett stycketecken i Hem-fliken och sedan markera ett från texten.

För hela sidor eller dokument rekommenderar jag att du testar en av de många pdf-till-docx-konverterarna som finns på till exempel Acrobat Online och kopierar från den resulterande Word-filen. Det fungerar oftast, men inte alltid. Sök och ersätt för att ta bort rad- eller styckebrytningar kan också fungera, men det tar så klart även bort styckebrytningar som faktiskt ska vara där.

Pdf-filer som inte består av text utan är skannade bilder måste först ocr-skannas innan du kan kopiera någon text. En del pdf-läsare kan automatiskt göra det medan du läser, men du kan också använda ett program som skannar hela dokumentet på en gång och konverterar till text. Det går till exempel med olika onlineverktyg eller installerade program som PDF Gear.

Avancerad pdf-redigering – ändra text och bilder

Pdf-formatet utvecklades inte för att vara redigerbart. Innehållet ligger inte prydligt sorterat och pdf-redigerare måste varsamt göra ändringar i koden för att inte förstöra layouten när text och annat ändras. Men där det finns behov finns oftast lösningar, och det finns idag en skara program med vilka du kan gå in och göra ändringar i text, bilder och annat i existerande filer.

Riktigt små ändringar, som att rätta stavfel, brukar gå utan problem men med större förändringar kan det fortfarande hända att resten av dokumentet blir knasigt. Det bästa är därför att alltid redigera en kopia av filen och att göra ändringar steg för steg.

Av de gratisprogram jag har testat är PDF Gear det bästa även på det här området. Den enda stora bristen i programmet är att det inte går att redigera redan existerande bilder. Du kan ersätta en bild genom att infoga en ny bild och placera den över den gamla, men det går inte att till exempel ändra storlek på eller radera en bild. Det är något Acrobat Pro och en del andra betalprogram klarar.

I PDF Gear hittar du redigeringsfunktionerna i fliken Edit. För att redigera text använder du så klart Edit Text. Add Text och Add Image lägger så klart till ny text och nya bilder. Link-funktionen är intressant. Med den ritar du upp en rektangel som sedan blir en länk. Rektangeln kan vara synlig eller osynlig och länken kan gå till antingen en annan sida i dokumentet (praktiskt om du till exempel har en bok med innehållsförteckning som inte skapades med länkar) eller till en url.

Edit Object-funktionen fungerar på redigerbara objekt som även inkluderar en del annat än text, men det går som sagt inte att ändra bilder och jag har inte hittat några andra grafiska element som går att redigera. Utvecklarna av programmet har utlovat bättre stöd för redigering i framtiden, så förhoppningsvis kommer behovet av betalprogram minska.

Jag har inte hittat något gratisprogram för Windows som kan ta bort eller byta ut existerande bilder, men däremot ett onlineverktyg som verkar fungera rätt bra: Xara. Du måste skapa ett konto, men all pdf-redigering ingår i gratisversionen. Xara ser även vettigt ut för redigering av text och annat, och kan därför vara ett vettigt alternativ till PDF Gear och betalprogram.

Skapa formulär för andra att fylla i

Slutligen kommer vi till ett område där Adobes Acrobat Pro är kung, men där det nu för tiden finns hyfsade tredjepartslösningar: att förvandla platta pdf:er till ifyllbara formulär. Du har säkert någon gång själv fyllt i en sådan, och uppskattat hur mycket enklare det är än att manuellt skriva till text eller först skriva ut och fylla i det för hand.

Det finns en del alternativ, både billigare betalprogram än Acrobat Pro och webbaserade tjänster. Ett exempel som jag tycker fungerar bra är gratistjänsten Sejda. Här kan du lägga till textfält, kryssknappar och flervalsmenyer. Text du skriver in i textfält går att ta bort när filen fylls i och kan alltså användas för att ge instruktioner för hur fältet ska fyllas i utan att behöva lämna plats för det utanför fältet.

Personal Software